Categoria: Inventário

Uma planilha para controle patrimonial pode ser muito útil para a gestão. Em primeiro lugar porque o próprio controle dos bens é uma necessidade não só sob o ponto de vista contábil, mas também como ferramenta de gestão. 

Ao conhecer em detalhes os ativos que compõe o patrimônio da empresa, o gestor tem condições muito mais sólidas para tomar as decisões mais certeiras. Qual é a melhor hora para fazer manutenções ou para trocar os equipamentos? Onde estão os ativos e qual é o seu estado de conservação? Essas são respostas que uma boa gestão dos ativos oferece com grande facilidade.     

Outro ponto importante da gestão patrimonial é que ela traz uma maior segurança. Ao notar que a empresa tem esse controle, furtos praticados por colaboradores mal intencionados tendem a ser mínimos. 

Mas como fazer uma planilha para controle patrimonial? Ela é uma boa opção para a sua gestão de ativos? Veja neste artigo do Blog da Integrade Consulting e tire as suas conclusões. 

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Planilha de controle patrimonial: como começar? 

Um sistema para a gestão completa dos ativos começa com um inventário dos bens da empresa e quando falamos sobre uma planilha para o controle patrimonial isso não é diferente. 

O inventário é uma lista completa, com localização e estado de conservação de cada um dos bens que compõe o ativo imobilizado de uma empresa. Note que esse grupo de ativos está em evolução constante, já que com o passar do tempo alguns ativos são adquiridos e outros são descartados ou alienados. 

Neste ponto do controle patrimonial é o reconhecimento dos bens, assim há a necessidade de um registro fotográfico e do emplaquetamento de cada item, seja ele um imóvel, um móvel, uma máquina, equipamento, ferramenta, veículo, computador ou periférico, e outros. 

Uma dica importante: se a sua planilha estiver em nuvem, você poderá acessá-la a qualquer momento e em qualquer lugar. Basta ter acesso à internet e um dispositivo à mão. 

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Planilha de controle patrimonial: o que não pode faltar? 

Uma vez que o inventário esteja pronto, é hora de seguir para um segundo passo: a identificação dos ativos. Isso ignifica identificar o valor justo de cada ativo, assim como o valor residual. 

Esses são dois termos que precisam ser compreendidos. O valor justo é previsto pelo CPC 46 que o define dessa forma: 

“O preço que seria recebido pela venda de um ativo ou que seria pago pela transferência de um passivo em uma transação não forçada entre participantes do mercado na data de mensuração”. 

Já o valor residual determina é o que um bem vale ao final da sua vida útil, ou no decorrer dela, baseado nos cálculos da depreciação deste bem. 

Perceba que, nesse momento, mais um campo da planilha de controle patrimonial se faze necessário: a vida útil. Ou seja, o controle do patrimônio também estabelece uma data limite para o uso de cada um dos ativos. 

Ao fim dessa vida útil, é bastante provável que o bem possa ser vendido, garantindo uma mais uma entrada de recursos para empresa. Isso é o Teste de Impairment, ou seja, a capacidade de recuperabilidade financeira do bem. 

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Vale a pena fazer uma planilha de controle de ativos 

Essa é uma pergunta difícil de ser respondida, já que cada empresa tem um tamanho diferente e suas especificidades. Dependendo do grau de complexidade do negócio, é possível sim que a planilha seja uma boa opção para o gestor, no entanto ele precisa saber que terá que dedicar um bom tempo para gerir essa planilha. 

Por outro lado, hoje há empresas de consultoria que fazem esse controle sem que o investimento para isso seja muito alto e, dessa forma, deixando o gestor e os colaboradores da empresa focados no próprio core business – essa é uma grande vantagem.  

Há ainda softwares para gestão de ativos que são muito simples de serem usados. Esse tipo de solução tende a ser muito mais atrativo do que a produção de uma planilha com a finalidade de controle patrimonial.  

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Conte com uma consultoria certeira 

A Integrade Consulting é uma consultoria com ampla experiência em processos de gestão patrimonial, com soluções que podem ser usadas pela sua empresa imediatamente e que conta com profissionais especializados, com estratégias e softwares modernos e eficientes.  

As soluções que apresentamos oferecem aos nossos parceiros tranquilidade em relação a questões contábeis, mas também têm como objetivo trazer o que há de melhor para o gestor em relação ao controle do patrimônio. 

Entre em contato com um dos nossos especialistas agora mesmo e conheça as vantagens de contar com uma consultoria certeira na gestão patrimonial. 

Um ponto importante desse planejamento é a criação de uma cultura de auditoria em toda a empresa, treinando colaboradores e estabelecendo procedimentos que vão ajudar em todo o processo não só da auditoria que está chegando, mas também em outras que vão ser realizadas no futuro.

Do ponto de vista da gestão, é preciso entender que a auditoria não deve ser encarada como mais uma dor de cabeça burocrática. Ao contrário, ela possibilita que erros e inconsistências em processos sejam encontrados, o que pode inclusive evitar fraudes, sanções causadas por falhas, e ainda podem mostrar quais são os pontos em que o gestor precisa focar em busca de melhorias.

Neste artigo do Blog da Integrade vamos discutir os principais passos para a criação de um plano para auditoria de gestão de patrimônio, de modo que a empresa possa aproveitar de forma consistente os benefícios da auditoria. Acompanhe!

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Plano para auditoria: entendendo conceitos

Antes de mais nada é preciso conhecer bem os conceitos que envolvem a auditoria. Ela é um estudo minucioso dos ativos imobilizados da empresa. Três colunas principais serão esmiuçadas durante o processo: o inventário, a depreciação e o teste de recuperabilidade.

O inventário é o levantamento físico (incluindo a localização) de todos os bens da empresa. A depreciação é a perda do valor dos ativos em função do uso e do tempo de vida de cada um. O teste de recuperabilidade é a mensuração do valor que cada um desses bens ainda representa para a empresa.

Existem dois principais tipos de auditoria, a interna e a externa. Sendo que:

● A Auditoria Interna é realizada por um ou mais colaboradores da instituição auditada. Seu principal fim é buscar uma avaliação completa da segurança dos controles internos. Além de apurar a qualidade destes processos, ela pode apontar maneiras de melhorar os pontos falhos.

● A Auditoria Externa é a análise das demonstrações financeiras. Ela é feita por auditores terceirizada e independente, garantindo assim a liberdade na busca pelos resultados, sem pressões internas.

Também é necessário ficar claro que existem outras subdivisões entre as auditorias. Por exemplo, a auditoria financeira, a de cumprimento, a operacional e a de gestão de patrimônio. Cada uma tem suas características e objetivos próprios, mas todas têm em comum a necessidade de seguir as normas expressas pelas NBC TAs (normas de auditoria).

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Como se preparar para a auditoria?

O plano para auditoria de gestão de patrimônio consiste em estabelecer como será cada etapa do processo de auditoria. Cada departamento da empresa que será impactado precisa saber exatamente qual será o seu papel nessa auditoria, e isso exige um trabalho de comunicação interna.

Sendo assim, a preparação para a auditoria deve começar muito antes da chegada dos auditores e tem como ponto de fundamental importância o estabelecimento de procedimentos e objetivos de forma clara e objetiva para todos os colaboradores envolvidos.

Se você acompanha o nosso blog, já conhece bem a importância da gestão patrimonial para os resultados de uma empresa. A excelência nesse tipo de gestão está diretamente ligada a um laudo sem ressalvas da auditoria.
Em outras palavras, só há uma boa gestão de bens quando o gestor tem um perfeito conhecimento de todo o seu patrimônio. A auditoria adota procedimentos técnicos para o inventário, depreciação e teste de recuperabilidade, de forma que o gestor tenha um laudo sem ressalvas que realmente expresse a realidade do patrimônio.

Tentar enganar a auditoria é sabotar a própria gestão de patrimônio da empresa. Por isso, adotar medidas para a criação de uma cultura de auditoria, com a perfeita conscientização dos colaboradores sobre a importância desse processo, é de fundamental importância.

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Como fazer o plano de auditoria de gestão de patrimônio

Esse plano deve conter informações bem específicas. Por exemplo, como será a divisão dos ativos, qual o tipo de tipo de emplacamento que eles receberão, qual será o tamanho e quem serão os responsáveis pelas equipes. Além disso, devem ficam claros os dados a serem coletados, equipamentos usados, cronograma de ações e onde estão os bens.

Além do planejamento, há a preparação para a realização do inventário de imobilizado. Equipamentos e materiais devem ser comprados, equipes precisam de informações e treinamentos. Isso exige tempo e recursos.

Contar com parceiras que tenham pleno conhecimento de todos esses pontos é um caminho certeiro para o sucesso da auditoria. Uma boa consultoria especializada conta com profissionais com ampla experiência e que estão em constante processo de atualização para conhecer as técnicas e métodos mais modernos para oferecer os melhores serviços.

Se você procura esse tipo de consultoria especializada, é hora de conhecer uma empresa com essas características. Esse é o caso da Integrade Consulting.
Se você ainda tem dúvidas sobre o assunto, entre em contato com um de nossos especialistas agora mesmo e dê faça a mais perfeita preparação para a sua auditoria.