Inventário Patrimonial passo a passo

Inventário de imobilizado

O inventário patrimonial é uma ferramenta fundamental para que a empresa tenha um controle patrimonial perfeito. Nesse inventário estão descritos todos os ativos imobilizados da empresa, com informações sobre a data de aquisição, estado de conservação, localização física entre outras.

Em outras palavras, é a partir do inventário de imobilizado que uma empresa tem clareza sobre a existência de um bem e para o que ele está sendo usado. O inventário patrimonial também permite saber onde está o bem e sob qual centro de custo.

Com todas essas informações, o gestor tem condições muito melhores para tomar decisões consistentes para a otimização de uso do ativo imobilizado, criar política de investimentos e acertar em correção de defasagens de uso e obsolescência.

Mais uma vantagem do inventário: ele torna muito mais viável a aprovação sem ressalvas em auditorias, quando eventualmente elas forem realizadas.

Se você busca todos esses benefícios, está na hora de conhecer o passo a passo do Inventário Patrimonial e dar um salto de qualidade no seu controle dos ativos imobilizados. O Blog da Integrade Consulting dá todas as dicas. Confira!

Inventário no controle patrimonial

Cuidar muito bem do ativo imobilizado é uma necessidade. Ele é o conjunto de todas as máquinas, ferramentas, equipamentos, mobiliário, veículos, computadores, etc. Enfim, são os bens patrimoniais sem os quais a empresa não tem como manter todos os seus processos no dia a dia.

Cada um desses bens passa por um processo de depreciação, ou seja, perde o valor a cada ano que passa. É natural que em um determinado momento eles já não sirvam mais para as suas respectivas funções e precisem ser trocados. A excelência na gestão do ativo imobilizado, antecipa os gastos com a manutenção e com a reposição destes bens, otimizando o uso.

Ainda há responsabilidades fiscais sobre estes ativos que precisam ser observadas. Ignorá-las pode gerar grandes dores de cabeça, inclusive com sanções por incorreções em documentos contábeis.

Ora, não há gestão sem informação. Então toda essa cadeia que tem como objetivo criar um conjunto de dados gerenciáveis, de forma a evitar surpresas, oferecendo as condições para um controle fiscal realmente eficaz. E o primeiro passo é justamente o inventário dos bens da empresa.

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Como começar o inventário do patrimônio

Planejamento é a palavra chave para o início de um inventário patrimonial. É nessa etapa que são definidos a divisão dos bens, o tipo de emplacamento a ser utilizado, o tamanho e os responsáveis pelas equipes pelo inventário.

O planejamento também precisa deixar definir quais são os dados a serem coletados, os equipamentos usados, o cronograma de ações e a localização dos bens.

Outro ponto importante é o treinamento dos colaboradores que tratarão de forma direta do inventário, com uma perfeita padronização de ações. É necessário criar na empresa uma cultura de respeito aos bens da empresa.

Inventário passo a passo

Após o planejamento e o treinamento das equipes, três etapas bem distintas serão realizadas dentro do processo de inventário patrimonial:

  • Execução – As equipes, já definidas e treinadas, vão a campo afixar as placas e registrar os dados de patrimônio obedecendo rigorosamente o planejamento. Para garantir a boa execução é necessário também a supervisão do trabalho das equipes., tanto do direcionamento das placas de patrimônio, como no andamento e produtividade do inventário de imobilizado. A supervisão não pode dar margem para o que não estiver no planejamento, sob risco de prejudicar o relatório final. Sendo assim, é neste momento que eventuais desvios devem ser corrigidos.
  • Conferência – Mesmo com um planejamento detalhado e uma execução supervisionada com rigor, ainda é necessário conferir as informações coletadas. É preciso verificar, por exemplo, a coerência na informação e a sequência da numeração das placas. É possível que a quantidade patrimonial inviabilize a conferência item por item e nesse caso utiliza-se critérios de amostragem ou restringe-se aos itens de maior valor.
  • Emissão de relatório – Por fim, deve-se emitir o relatório do inventário de imobilizado com as diversas classificações. Por exemplo, por local, centro de custo, funcionalidade e etc.

O controle do inventário, no entanto, não termina com a emissão do relatório. A cada dia um item pode ter a sua baixa dada por obsolescência, novos ativos podem ser adquiridos, a localização de bens tende as mudar com frequência, etc.

É altamente recomendável que a empresa tenha um software para que as equipes façam o controle de todas as mudanças pelas quais o inventário vai ser submetido.

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A Integrade Consulting é uma consultoria com ampla experiência no controle patrimonial de parceiros. Nossos profissionais são especializados, têm estratégias e softwares modernos e eficientes e trazem as melhores soluções para a sua gestão de patrimônio.

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O que é obsolência e quais são os seus impactos

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Antes de começar essa leitura, olhe à sua volta. Você deve estar lendo esse artigo em um smartphone ou em computador. É provável que você tenha uma mesa à sua frente e esteja sentado em uma cadeira. Tantos os dispositivos quanto os móveis que citamos têm uma vida útil e isso está diretamente ligado ao conceito de obsolência.

Certamente um smartphone e um computador podem ser usados por alguns anos, mas uma hora ou outra eles se tornam obsoletos, seja pelo tempo de uso ou pelo surgimento de novas tecnologias.

Os móveis, sejam eles de casa ou do trabalho, também sofrem um desgaste natural e, com o passar do tempo devem ser trocados.

Do ponto de vista contábil, a obsolência dos bens precisa ser declarada. Ela faz parte do controle patrimonial da empresa, tem suas regras estabelecidas pelo CPC 27, e ajuda ao gestor na tomada de decisões importantes.

O Blog da Integrade Consulting preparou esse artigo para mostrar qual é o conceito contábil da obsolência, como ele se enquadra no controle patrimonial, o que diz o CPC 27 e como você pode conquistar vantagens entendendo todos esses pontos. Confira!

Controle patrimonial perfeito

Um perfeito controle patrimonial é dividido em cinco etapas:

  • Inventário: A primeira etapa é a preparação de um inventário que deve listar todos os bens da empresa. Os bens recebem plaquetas de identificação durante esta parte do processo.
  • Avaliação dos ativos: A avaliação dos ativos consiste em identificar o custo de reposição e o valor justo dos bens, assim com a vida útil de cada item do inventário.
  • Revisão das vidas úteis dos imobilizados: A vida útil é o tempo que a empresa espera utilizar um determinado item do ativo imobilizado.
  • Determinação das novas taxas de depreciação: Conhecendo o Valor Justo e o valor residual, calcula-se uma taxa de depreciação anual do ativo, que é diluição contábil do valor do bem ao longo de sua vida útil remanescente.
  • Teste de Impairment: Por fim, é necessário aplicar o teste de recuperabilidade dos ativos, também conhecido como Teste de Impairment. É nesta etapa que se verifica se a desvalorização do ativo excede o valor recuperável.

Perceba que o controle patrimonial prevê que cada ativo tem a sua vida útil para o uso da empresa. Essa vida útil é calculada, passa por um processo de depreciação e uma hora ou outra vai chegar ao fim, seja por obsolescência ou por outra questão externa ao planejado (como defeitos e quebras imprevistas).

Esse processo exige atenção e cuidado, pois envolve não apenas a substituição física do bem, é preciso também dar a baixa contábil do imobilizado, ou seja, identificar que aquele bem não faz mais parte do patrimônio da sua empresa e fazer a sua baixa contábil.

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Baixa contábil e baixa física do ativo e o CPC 27

A perfeita baixa nos ativos em caso de obsolescência impede que a empresa tenha problemas com o Fisco. O processo está previsto no Pronunciamento Técnico CPC 27, que prevê o conceito de obsolência como parte importante da determinação da vida útil de um ativo.

Trocando em miúdos, cada bem da empresa tem um valor contábil, que passa por um processo de depreciação e vai perdendo o seu valor ano a ano até que a vida útil se encerre. Também há a possibilidade do surgimento de novas tecnologias, que podem fazer com que esse item perca o valor mais rapidamente, se tornando obsoleto.

Ainda que a vida útil do item esteja encerrada para a empresa, ele ainda pode ser útil para outra corporação ou até para pessoas físicas. Ou seja, ele pode ser vendido e trazer mais recursos para a empresa mesmo com a vida útil encerrada.

Lembre-se também que o ideal é que o item obsoleto ou sucateado seja retirado da sua empresa, mas, se isso não for possível e você ainda o mantiver no local, tenha o cuidado de mantê-lo também no seu lançamento contábil com o valor zerado.

Nos casos de obsolescência e sucateamento, é necessária a emissão de um documento de saída. Caso não seja possível, é importante reunir documentação (laudos, fotografias, etc.) que comprove a situação.

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Inventário e partilha de bens entre herdeiros

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Sabemos que esse é um assunto complicado, e às vezes não tão bem visto assim. Contudo, é necessário. Afinal, o inventário é o levantamento de todos os bens deixado por uma pessoa. Ou seja, todos os móveis, imóveis e renda que a pessoa conseguiu adquirir em vida.

O processo do inventário é aberto, após o falecimento de uma pessoa. Após isso, fazemos a identificação dos herdeiros, quitação das dívidas e transferência de patrimônio.

Inclusive, esse assunto de heranças e inventários foi definido pela Constituição Federal, em 1988, pelo Código Civil, o qual garante que tudo o que construímos em vida, seja repassado aos nossos herdeiros e sucessores.

Nesse artigo, vamos te explicar todos os detalhes sobre a partilha de bens e como a nossa empresa pode simplificar o processo de sucessão e do inventário.

Primeiro passo

Ainda em vida é oportuno que se faça um testamento com todos bens para organizar o patrimônio da família, formalizando o direito de todos os envolvidos. Qualquer pessoa que tenha no mínimo 16 anos e saúde mental já está apto para fazer. Porém, é bom entender a diferença entre herdeiros, sucessores e legatários que no Código Civil não significam a mesma coisa, mas que na prática, muitas vezes, se confundem.

O sucessor é aquele como o próprio nome propõe, que sucede alguém, ou seja, que está investido na propriedade, mas que não necessariamente seja alguém da família. Ele pode receber o patrimônio, se essa for a vontade do doador, ainda em vida.

Os pais, cônjuge ou filhos, são considerados herdeiros legítimos. Eles têm direito a 50% do patrimônio do falecido (a), mas também recebem as obrigações, que são as dívidas e os impostos.

Também é possível doar parte do seu patrimônio para pessoas diversas, os chamados legatários. Diferente dos herdeiros, eles não recebem o bem por direito, mas sim por um ato de disposição de vontade, que deve estar registrado no testamento.

Existem diversas vantagens de fazer o testamento em vida. A primeira é que vai conseguir evitar conflitos familiares. A segunda, você vai poder beneficiar outras pessoas que considera importante. Outros benefícios são a redução de diversos custos e é possível passar aos poucos o seu patrimônio.

E claro, caso você precise, nós temos uma equipe preparada para te assessorar e facilitar o processo.

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Em caso de testamento

Antes mesmo de se fazer o inventário e  partilha de bens entre herdeiros nós aconselhamos que você verifique se o falecido deixou algum testamento em vida. Caso ele tenha deixado, o testamento influenciará totalmente na modalidade do inventário.

Em caso de existência de testamento, o processo deverá seguir obrigatoriamente pela via judicial, a qual identificará a validade da declaração da pessoa falecida. Além de, identificar se a divisão está de acordo com a lei.

Caso não tenha testamento, o inventário poderá ser realizado de outras duas formas: judicial ou extrajudicial.

Afinal, o que é inventário extrajudicial e judicial?

Antes de mais nada, é importante que você entenda que para realizar a partilha de bens, existem as vias extrajudiciais e judiciais. No primeiro caso, o inventário é feito em Cartório, evitando muita burocracia. Contudo, ainda assim é preciso cumprir algumas exigências para que o processo evite a lentidão do Poder Judiciário.

Inclusive, vale destacar, que através da via extrajudicial, as questões são resolvidas em mais ou menos, seis meses e, normalmente, são menos custosas. Mas, o inventário extrajudicial pode ser realizado desde que:

– Não haja menores de idade e/ou incapazes;
– Haja concordância entre os herdeiros;
– Não haja testamento.

Já o inventário judicial é um pouco mais complicado que o extrajudicial. Afinal, ele demora ainda mais e é também mais burocrático. Normalmente essa via é tomada quando há herdeiros menores de idade e/ou incapazes, ou herdeiros que não chegaram a uma conclusão, ou até mesmo quando há testamento.

Tanto na via judicial quanto na extrajudicial, os herdeiros são responsáveis pelo pagamento dos honorários do advogado, das taxas do cartório ou do juizado e do Imposto de Transmissão Causa Mortis e Doação (ITCMD), em que o valor varia de acordo com a quantidade de bens e com a alíquota de cada estado.

O que é necessário para abrir um inventário?

Para abrir um inventário, você precisará ter em mãos alguns documentos do falecido, dos herdeiros e dos bens. Em caso de patrimônio, faz-se necessário um levantamento e avaliação de todos os bens para, depois, registrar os documentos.

Documentos do falecido

– Identidade;

– CPF;

– Certidão de óbito;

– Certidão referente a casamento ou união estável ou divórcio.

Documentos dos herdeiros

– Identidade;

– CPF;

– Certidão referente a casamento ou união estável ou divórcio.

Documentos e informações do imóvel ou bens

– Se o imóvel ou bens já foram avaliados anteriormente;

– Cidade ou região que se encontra o imóvel.

O que fazer após a partida de um ente querido ?

Um momento de tristeza e muito delicado. Apesar disso, os familiares não têm muito tempo para processar tudo o que aconteceu. O inventário e  partilha de bens entre herdeiros deve ser aberto em até 60 dias. Mas, se nunca ouviu falar essa palavra não se preocupe. Com o auxílio da nossa empresa, o processo que é longo, consegue ser mais ágil. Fazemos as avaliações dos bens, enumeramos e dividimos corretamente todo o patrimônio.

Quando todos estão em concordância sobre a partilha de bens, o inventário vai ser resolvido de forma judicial, em um cartório. Caso exista divergência, é necessário que um juiz julgue a causa e apresente o veredito, sobre a divisão dos bens, o que pode demorar dependendo da causa.

É importante ressaltar, que caso o inventário não seja aberto, após os 60 dias, é possível que o herdeiro tenha que pagar uma multa para dar andamento no processo e receber os bens.

Posso ser deserdado?

Ainda existem as exceções, que os herdeiros podem não ficar com os bens, ou seja, são deserdados. Estas situações são previstas pela lei, como por exemplo, se o herdeiro tenha tentado ou cometido algum crime contra a vida do falecido (a).

Existem outras situações em que o herdeiro acaba não recebendo nada, porque a dívida existente é maior que o patrimônio. Quando isso acontece, apesar de não receber nada, o herdeiro também não fica com a dívida.

E em casos de inventário negativo?

Esse é um caso bastante complicado, basicamente isso ocorre, quando o falecido não deixa nenhum patrimônio, mas possui dívidas que devem ser pagas. Nesse caso, os herdeiros precisarão resolver as questões das despesas. Mas, calma. Pois, em nenhum momento os herdeiros são responsáveis pelos problemas deixados. Ou seja, não há obrigação de pagar a dívida.

Contudo, será necessário buscar uma declaração judicial ou uma escritura pública extrajudicial, comprovando a inexistência do patrimônio e, consequentemente, a incapacidade de quitação.

Se você ainda tem dúvidas sobre inventário e partilha de bens entre herdeiros. Entre em contato com um de nossos especialistas agora mesmo!

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